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韬奋基金会档案管理制度

发布时间：

2019-01-04 09:00

作者：

来源：

韬奋基金会档案管理制度（修订版）

为规范韬奋基金会（以下简称基金会）档案管理，增强基金会档案的实用性和有效性，结合基金会实际，特制定本制度。

一、档案归档范围

1.规范性文件：包括上级颁发、需要本会执行的，或由本会制发的各种正式文件、规章制度等。

2.基金会的章程、理事会、监事会、秘书处形成的文件、决议及重要材料。

3.基金会党支部的相关资料。

4.证件性文书资料：包括法人登记证、法人代码证、税务登记证、银行开户许可证、社会保险登记证、以及本会获得的各类荣誉牌匾、锦旗、证书、达标证书和证明等。

5.基金会与有关单位、部门签订的各类合同、协议书等文件材料。

6.基金会的各类工作计划、总结、报告、领导批示、工作简报、新闻稿件等资料。

7.开展项目的项目申请、合作协议、阶段性报告、图片等。

8.财务、会计及其管理方面的文件材料。

9.员工劳动合同、劳动工资、人事、法律事务管理等方面的文件材料。

10.基金会固定资产、设备仪器登记、保管方面的文件材料。

11.声像制品材料：包括本会在其各种公益慈善活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录或拷贝下来的各种资料。

12.基金会对外的正式发文和与相关机构来往的各种函件。

二、档案管理部门

1.基金会档案工作实行集中管理与分类保管相结合的办法。由办公室负责基金会基本档案资料的集中管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。同时负责其他部门移交档案的管理。

2.对其他部门直接保管的各类文件、资料档案，实行分类管理。党支部负责党建工作资料保管；办公室负责专项基金基本资料的保管、秘书处工作会议纪要、上报管理机关的文件、基金会基本资料等保管；项目部负责本部门各类活动开展和所需文件资料、协议、图片、影像资料的保管；财务部负责所有财务文件、会计资料、账表、票据及制度的建档与管理；事业发展部负责二级分支机构、专项基金，本部门各类活动资料，与对外宣传相关的文字、图片、影像等资料的保管。

三、档案进档归卷

1.各部门都要建立健全日常归卷制度，及时将领导签批的文件材料收集齐全，并加以整理归卷。

2.各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的案卷清单，清单应简明确切，并编号管理。

3.各部门应及时将办理完毕或批存的文件材料，按工作需要及时转交办公室集中统一进档保管。

4.办公室应及时将已归卷的文件材料，编制档案清单，编号管理。

四、档案保存

1.所有归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

2.在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复等放在一起立卷。

3.不同年度的文件一般单独立卷，但跨年度的请示与批复，应放在复文立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议召开年，其他文件的立卷按照有关规定执行。

4.案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

五、档案的借阅

1.理事长、副理事长（秘书长）、副秘书长、部门主任借阅档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。